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病院やクリニックで、受付の混雑や業務の負担を感じている方は多いのではないでしょうか。
そこで注目されているのが、自動再来受付機です。
自動再来受付機を導入すると、患者さんの通院時のストレスが解消されるだけでなく、病院・クリニックの業務も効率化されます。
本記事では、自動再来受付機の仕組み、患者さんや病院・クリニック側のメリット、導入前に確認しておきたいポイントについて解説します。
自動再来受付機とは
自動再来受付機は、再診の患者さんが受付スタッフに診察券を渡す代わりに、患者さん自身で受付を行うことができる機器です。
患者さんは診察券を機械に通して受診内容を選ぶだけで、受付が完了します。
診察券を読み取ると、電子カルテやレセコンへ来院情報がリアルタイムで反映されるため、受付業務が自動化される仕組みです。
機種によっては、初診患者の受付にも対応しており、受付票に印刷されたQRコードを読み込むことで、患者さんのスマートフォンから問診入力ができるものもあります。
また、月初めに保険証やマイナ保険証の確認が必要な場合は、受付機の画面に案内が自動で表示されて、患者さんを窓口へ誘導できる機種もあります。
発熱外来を設けている場合、受付機の画面案内だけで患者さんを待合室へ誘導できるため、スタッフが発熱患者と直接接触せずに済み、感染リスクを抑えられます。
自動再来受付機を導入するメリット【患者視点】
自動再来受付機があると、患者さんの通院はどのように変わるのでしょうか。
ここでは、患者さんの視点から見た自動再来受付機のメリットをご紹介します。
開院前から並ぶ必要がなくなる
朝8時半、開院前に既に10人以上の行列ができている光景は珍しくありません。
体調が優れない患者さんにとって、外で立ちながら順番を待つのは大きな負担です。
自動再来受付機があれば、開院と同時に患者さん自身で受付を済ませられるため、行列に並ぶ時間を省けます。
「早く行かなければ」と焦る必要もなくなり、患者さんの都合に合わせたタイミングで来院できるようになります。
小さなお子様を連れた親御さんや、仕事前に通院したい方にとっても、朝の時間を有効に使えるのは嬉しいポイントです。
予約なしで来院する場合でも、開院時間ギリギリに到着して慌てることがなくなります。
通院のハードルが下がることで、定期的な受診を続けやすくなるでしょう。
診察券を通すだけで手続きが終わる
受付窓口で「スタッフが忙しそうで声をかけづらい」「待たせてしまって申し訳ない」と感じる患者さんは意外と多いものです。
混雑時には特に、窓口で順番を待つこと自体にストレスを感じる方もいます。
自動再来受付機であれば、診察券を機械に通して受診内容を選ぶだけで、すぐに受付が完了します。
診察券を機械にかざした後は、そのまま診察券をしまって構いません。
窓口でスタッフに診察券を渡して、返してもらうまで待っている必要がなくなります。
公平な順番で受付できる
「自分より後に来た人が先に呼ばれた気がする」と、患者さんが不満を感じてしまうことは珍しくありません。
特に体調が悪い時は、待ち時間が長く感じられて、些細なことでも気になってしまうものです。
自動再来受付機は、診察券を読み込んだ順番で受付票を発行するため、来院した順番がそのまま受付順として記録されます。
受付票に印字された番号を見れば、「あと何人で自分の番か」を把握できて、安心して待合室で過ごせます。
特に混雑する時間帯や、複数の診療科がある病院・クリニックでは、受付の流れや呼び出し順が明確になることで、患者さんは落ち着いて待ち時間を過ごせるでしょう。
自動再来受付機を導入するメリット【病院・クリニック視点】
自動再来受付機を導入すると、病院・クリニックの運営はどのように変わるのでしょうか。
ここでは、病院・クリニックの視点から見た自動再来受付機のメリットをご紹介します。
開院直後の受付混雑を解消できる
開院直後は、受付窓口に患者さんが集中して慌ただしくなりがちです。
再来患者の受付が自動化されることで、窓口の混雑が大幅に緩和されます。
来院時の患者対応が格段に減るため、受付スタッフは診療開始に向けた準備に集中できるようになります。
朝は限られた時間の中でカルテの準備や診察室の確認などやるべきことが多いため、自動再来受付機に任せられる業務があるのは心強いはずです。
予約患者のカルテを事前に並べたり、当日の診療体制を確認したりといった作業も、落ち着いて進められます。
スタッフが「早く対応しなければ」と焦る必要もなくなり、受付時のミスも防ぎやすくなります。
穏やかな雰囲気で診療を始められるため、初診患者への案内や電話での問い合わせにも、スムーズに対応できるようになるでしょう。
初診患者への対応に集中できる
再来患者の受付業務が自動化されることで、受付スタッフは初診患者への対応に十分な時間を使えるようになります。
初診患者への問診票の記入サポートでは、記入漏れがないか確認したり、分かりにくい項目を説明したりと、丁寧なフォローが欠かせません。
受付票のQRコードを読み込めば、患者さんはスマートフォンから問診票を入力できます。
紙の問診票を共有して触れる必要がなくなるため、感染予防にもつながるでしょう。
院内の案内も、診察室やトイレの場所、待ち時間の目安など、細かく伝えることで患者さんに安心感を与えられます。
ご高齢の方や、機械操作に不安がある方が自動受付機を使う際も、スタッフがフォローする余裕が生まれます。
受付業務に追われることなく、患者さん一人ひとりと向き合えるようになるため、接遇の質が向上し、患者さんからの満足度も高まるでしょう。
初診時の印象が良ければ、次回以降も安心して来院していただけるようになり、良い口コミにもつながりやすくなります。
診察券・保険証・マイナ保険証の管理が楽になる
自動再来受付機があれば、診察券を患者さんから預かって返却する手間がなくなり、診察券の返し忘れを防げます。
月初に保険証やマイナ保険証の確認が必要な場合は、受付機の画面に「保険証を提示してください」と自動で表示される機能もあります。
「今月は保険証やマイナ保険証をご提示いただけましたか？」とスタッフが患者さんに確認する手間がなくなり、確認漏れの心配もありません。
月初以外に保険証やマイナ保険証を持参する患者さんも減るため、必要な時だけ提示していただけるようになります。
自動再来受付機の導入前に確認しておきたいポイント
自動再来受付機を導入する際は、自院の運用に合った機種を選ぶことが大切です。
ここでは、自動再来受付機の導入前に確認しておきたいポイントをご紹介します。
受付カウンターに設置できるサイズか
「受付カウンターが狭くて、自動再来受付機を置く場所がない」という悩みを抱える病院・クリニックは少なくありません。
自動再来受付機には様々なサイズがあり、コンパクトな機種であればA4用紙程度のスペースでも設置できます。
卓上式であれば受付カウンターの上に置けますし、自立式であれば受付の横に独立して設置できるため、カウンター上のスペースにもゆとりが生まれます。
受付カウンターの端や、待合室の入口付近など、患者さんの動線に合わせた設置場所を選ぶのがおすすめです。
導入前には設置予定場所でシミュレーションを行い、患者さんやスタッフの動線を妨げないかを確認しておくと安心です。
受付機の前に患者さんが立った時に、他の患者さんの通行の妨げにならないかも、事前に確認しておきましょう。
磁気・バーコード・QRコードに対応しているか
診察券の種類は病院・クリニックによって異なり、磁気カード、PETカード、バーコード付き、QRコード付きなどがあります。
複数のタイプに対応している機種を選べば、現在使っている診察券をそのまま使えるため、作り直す費用や手間がかかりません。
バーコードがない診察券でも、テプラで印刷したバーコードを診察券に貼り付けることで使用できる機種もあります。
導入前に「現在の診察券がそのまま使えるか」「バーコードの貼付が必要か」を確認しておくことで、スムーズに運用を始められます。
初診受付に対応しているか
自動再来受付機には、再来患者のみに対応している機種と、初診・再診の両方に対応できる機種があります。
初診患者にも対応できる機種であれば、受付業務全体を効率化できます。
再来患者の受付だけでなく、初診患者の受付も自動化したい場合は、初診対応の有無を必ず確認しましょう。
初診対応ができる機種であれば、受付窓口での初診患者対応の負担も軽減されるため、よりフォローが必要な患者さんに時間を使えるようになります。
患者呼び出しシステムや自動精算機とセットで導入すればさらに効果的
自動再来受付機だけでなく、番号案内表示や自動精算機もセットで導入することで、受付から会計までの流れを一貫して効率化できます。
インテクアのAuto lite（自動再来受付機）・No.Call（患者呼び出しシステム）・SMA SEL（自動精算機）を組み合わせれば、自動再来受付機で発行された番号をそのまま診察の呼び出しや会計の案内に使えます。
受付で発行された受付票だけで診察から会計までの手続きが済むため、終わったら受付票を廃棄するだけで完了です。
受付・診察・会計のフロントシステムを一式で運用できれば、それぞれのシステムがシームレスに連携し、運用が安定します。
複数のシステムを別々の会社から導入すると、トラブル時の対応窓口が分かれて混乱しがちですが、1社完結で導入すればサポート体制も一本化されて安心です。
電話ですぐに担当者につながるため、現場で困った時もストレスなく解決できます。
まとめ
自動再来受付機を導入すれば、患者さんの通院時の負担を減らしながら、病院・クリニックの業務の効率化が実現します。
さらに、患者呼び出しシステムや自動精算機と組み合わせれば、受付から会計までの流れが一貫してスムーズになります。
自院の課題や運用の状況を整理することで、導入後も安定した運用を続けやすくなります。
本記事を参考にして、自院に合った導入をご検討いただければ幸いです。
